Die Regeln stressfreier Leistungsfähigkeit

Stress-free productivity

Seien wir mal einen Moment ehrlich. Welche Gefühle löst Deine Arbeit in Dir aus? Ist es eine Herausforderung aber zufriedenstellend? Verbringst Du viel Zeit mit den Sachen, die Dir wichtig sind? Fühlst Du Dich als hättest Du die Kontrolle in der Hand?

Oder ist es eher so, dass Du kaum hinterherkommst? Dass Dein Arbeitstag mit vielen Kleinigkeiten gefüllt ist und Du von einem Telefonat zum anderen hetzt während Du in einer Flut von Emails ertrinkst?

Fühlst Du Dich unglaublich beschäftigt ohne viel zu erreichen? Also ob der Tag nicht genug Stunden hat? Und als ob die wichtigen Dinge immer liegenbleiben?

Du bist nicht alleine.

Überfordert und unterdurchschnittlich

Ich habe mich lange mit diesen Sachen herumgeschlagen. Ein Startup nebenbei aufzuziehen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass ich ein Dach über dem Kopf und Essen auf dem Tisch habe ist nicht unbedingt einfach und erfordert eine Menge Energie.

Wenn man nicht weiß, was man tut (was bei mir bei meinem ersten Unternehmen der Fall war), fühlt es sich schnell so an, als ob man der Sache nicht gewachsen ist. Also habe ich eine Bruchlandung hingelegt – viele Male.

Die Arbeit beherrschte mein Leben. Ich hatte keine Zeit für Freunde und Freizeit, meine Gesundheit litt und ich vernachlässigte meine normalen Ausgleichsaktivitäten wie Krafttraining, weil ich keine Energie hatte.

Die wahre Tragödie war aber, dass ich gleichzeitig unglaublich unproduktiv war. Obwohl ich zwölfstündige Arbeitstage hinlegte, trat ich trotzdem auf der Stelle. Irgendwie blieben die Dinge, die wirklich etwas bewirken konnten, andauernd liegen. Es war wie ein Autorennen im ersten Gang.

Auf der anderen Seite sah ich andere Leute unglaublich viel auf die Reihe bekommen. Und das Schlimmste: Sie schienen es zu genießen. Wie konnten sie es wagen?! Und wie war das möglich? Frustration machte sich breit.

Warum produktiv sein wichtig ist

Leistungsfähig sein, die wichtigen Dinge erledigen ohne Stress zu erliegen und auszubrennen, ist ein wichtiger Teil eines gesunden Lebens. Warum? Weil Arbeit ein großer Teil unseres Lebens ist.

Die meisten von uns verbringen mindestens acht Stunden am Tag damit, unseren Lebensunterhalt zu verdienen. Wenn die Arbeit Dich mit einem Gefühl des Grauens füllt und Deinen Adrenalinspiegel durch die Decke gehen lässt, wird sich das auf den Rest Deines Lebens auswirken. Chronischer Stress ist nicht ohne Grund einer der größten Killer unserer Zeit.

Außerdem braucht es Zeit um gesund zu sein. Zeit für Bewegung, Zeit um richtig zu essen und es zu genießen, Zeit zum Schlafen und Erholen und Zeit zum Entspannen. Wie willst Du das alles machen, wenn Du nach dem Arbeitstag nicht mehr den Finger heben kannst?

Was ist die Lösung?

Ich habe mir einige der produktivsten und erfolgreichsten mir bekannten Menschen, wie Ramit Sethi, Tim Ferris, Leo Babauta von zenhabits und andere angesehen, um ihre Methoden zu lernen und nachzuahmen.

Ich habe eine Menge herumprobiert und über die Zeit herausgefunden, was für mich funktioniert und was nicht. Die untenstehenden Techniken sind das, was ich am effektivsten gefunden habe. Ich bin nicht perfekt darin sie einzuhalten (was nur menschlich ist), aber das ist, wohin ich zurückkehre, wenn ich unproduktiv werde.

Das Leitmotiv ist dabei Nachhaltigkeit. Es geht nicht darum, aus jedem Tag das Maximum an Leistungsfähigkeit herauszupressen und sich zu überarbeiten (was viel von uns bereits tun), sondern darum, die wichtigen Dinge erledigt zu bekommen ohne Burnout zu erleiden.

Diese Regeln gelten sowohl wenn Du Unternehmer bist, als auch wenn Du einen festen Job hast. Sie können dramatisch Deine Arbeitsstunden reduzieren und den Output erhöhen.

Leistungsfähig ohne sich umzubringen

Regel #1: Du sollst nur eine Sache auf einmal tun

Stress-free productivity - Avoid multitaskingMultitasking, das Erledigen von mehr als einer Aufgabe, ist ein Mythos. Es funktioniert nicht. Die Forschung hat wiederholt gezeigt, dass der menschliche Verstand nicht darauf ausgelegt ist. Wenn wir trotzdem zwei Dinge auf einmal tun, schaltet unser Gehirn in Wahrheit zwischen den beiden Aufgaben hin und her anstatt gleichzeitig zu behandeln.

Die einzige Ausnahme ist, wenn mindestens eine Aufgabe automatisch abläuft und kein Denken erfordert (wie Gehen) oder wenn die Aufgaben verschiedene Hirnprozesse beanspruchen (beispielsweise ist es schwer Musik mit Text zu hören während wir eine Email schreiben als Musik ohne Text, weil beides das Sprachzentrum fordert).

Schlussfolgerung: Konzentriere Dich nur auf eine Sache auf einmal. Erledige sie von Anfang bis Ende, gehe dann die nächste an. Dein Gehirn und Deine Konzentration werden es Dir danken.

Zusätzlicher Tipp: Habe immer einen Notizblock zur Hand. Während Du an einer Sache arbeitest, werden andere Ideen in Deinem Geist auftauchen. Schreibe sie auf um sie aus Deinem Kopf zu entfernen und erledige sie später, falls sie wichtig sind.

Regel #2: Du sollst Ablenkungen vermeiden

Wir Leben in einer Zeit, in der Informationen wie Wasser aus einem Feuerwehrschlauch auf uns eindringen. Das Internet ist wie ein 24-Stunden-Buffet für Informationssüchtige, das meiste ist aber ohne großen Nährwert. Genauso wie mit Essen, muss auch hier gewählt werden, was rein darf und was nicht.

Eine der größten Ablenkungen ist Email. Ich kann sehr den Rat aus der 4-Stunden-Woche empfehlen: Schalte die automatische Benachrichtigung für neue Nachrichten aus und beantworte Emails nur zu festgelegten Zeiten (für mich ist das um 11 und 16 Uhr, siehe auch Regel #4). Das Gleiche gilt für Anrufe. Du musst nicht immer erreichbar sein, die meisten „Notfälle“ erledigen sich von selbst.

Ähnlich dazu blocke ich während meiner Arbeitszeit Youtube und andere Quellen der Zeitverschwendung in meinem Browser (probiere Leechblock für Firefox und StayFocused für Chrome), um mich auf die wichtigeren Dinge zu konzentrieren. Daneben ist es außerdem kein Problem, Deinen Fernseher loszuwerden (wie Katrin und Daniel von bevegt es getan haben). Ich lebe seit acht Jahren ohne und vermisse es in keinster Weise.

Regel #3: Du sollst Dir SMARTe Ziele setzen

Ein großer Fehler, den viele Menschen (inklusive mir) machen, wenn sie produktiver werden oder andere Veränderung in ihrem Leben vornehmen wollen ist Mangel an Präzision. Oftmals setzen wir uns Ziele, die im besten Fall nebulös und im schlimmsten kontraproduktiv sind, zum Beispiel „Bericht schreiben“, „gesünder essen“ oder „mehr Sport machen“.

Jedes dieser Vorhaben besteht aus mehreren Unterpunkten. Sie alle gleichzeitig in einem erledigen zu wollen ist eine zu große Sache und sorgt für Frustration und das Gefühl, nichts zu vollbringen. Unterteile daher jede Aufgabe in ihre Unterpunkte und erledige einen nach der anderen.

Ein sehr guter Weg sich zu merken wie man richtig Ziele formuliert ist die Abkürzung SMART. Diese steht für Specific (Konkret), Measurable (Messbar), Attainable (Erreichbar), Relevant (Relevant), Time-bound (Zeitgebunden). Ich habe darüber an anderer Stelle im Detail geschrieben.Vernachlässige nicht den Zeitfaktor. Wie ich hier bemerkt habe: „Ohne Deadline wird nichts zu Ende gebracht.“

Regel #4: Du sollst ähnliche Aufgaben bündeln

Hast Du schon einmal Geschirr per Hand gewaschen? Ich lehne mich so weit aus dem Fenster und nehme an, dass die Antwort ja lautet. Ich nehme des Weiteren an, dass Du es auf folgende Art und Weise getan hast: das ganze Geschirr erst waschen, dann abtrocknen, dann wegstellen.

Jetzt stell Dir vor, anstatt der normalen Routine hättest Du jedes Teil von Anfang bis Ende alleine behandelt. Soll heißen Du wäschst und trocknest jeden Teller, jede Tasse und Untertasse, jedes Messer, jede Gabel und jeden Löffel einzeln und räumst sie an ihren Platz bevor Du Dich dem nächsten widmest.

Welche Methode glaubst Du ist die schnellere? Jede halbwegs vernünftige Person würde auf die erste tippen.

Ähnliche Aufgaben zu kombinieren kann dramatisch die Zeit reduzieren, die Du für ihre Erledigung brauchst. Es ist einfacher die gleiche Sache immer und immer wieder zu tun als zwischen verschiedenen Prozessen hin und her zu wechseln. Es benötigt weniger Schritte, weniger Aufmerksamkeit und sorgt für weniger Unterbrechungen des Workflows.

Ein Beispiel, wie ich dies umsetze ist, dass ich nur zweimal am Tag Emails checke (11 Uhr und 16 Uhr) und alle vorhandenen in einem Durchgang erledige bis mein Posteingang leer ist. Ich sammle außerdem alle kleinen, nicht kritisch wichtigen Aufgaben über die Woche auf einer Liste und erledige sie montags alle auf einmal.

Regel #5: Du sollst in Schüben arbeiten

24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche leistungsfähig zu sein ist ein Mythos. Das Gehirn ist wie ein Muskel: es wird besser mit Training, benötigt aber auch regelmäßige Erholungspausen. Wenn Du ihm das nicht gönnst, ist das Resultat ein Verlust an Kreativität, Denkfähigkeit und Willenskraft und resultiert darin, dass Du Dich insgesamt eher schlecht fühlst.

Viele Menschen in unserer Kultur versuchen den natürlichen Bedarf unseres Gehirns nach Erholung durch Aufputschmittel wie Kaffee und Zucker außer Kraft zu setzen. Das solltest Du dringend vermeiden. Es ist geliehene Energie, die Du später mit Zinsen zurückzahlen musst.

Was ich empfehle ist etwas, das ich gerne HIIP oder Hochintensität-Intervall-Produktivität nenne. Es ist sehr ähnlich zum Hochintensität-Intervall-Training (wovon ich ein großer Fan bin) und bedeutet arbeiten in kurzen Schüben (45-90min) intensiver Konzentration, so genannten Sprints, mit eingebauten Erholungspausen.

Auf diese Weise gelingt es mir länger entspannt zu arbeiten. Anstatt nach einer Marathonsession am Computer Kopfschmerzen und brennende Augen zu haben, sorgen die eingebauten Pausen für Distanz zwischen mir und meiner Arbeit und neuen Fokus.

Du kannst mit der Länge der Sprints experimentieren. Wenn ich sehr lästige Dinge erledige, fahre ich sie auf 30 Minuten herunter. Dann mache ich 5 Minuten Pause in denen ich herumlaufe, Dehnübungen, Liegestütze oder Crunches mache, bevor ich mich wieder eine halbe Stunde der Aufgabe widme.

Regel #6: Du sollst Prioritäten setzen

„Richtungsmangel, nicht Zeitmangel ist das Problem. Wir haben alle 24 Stunden am Tag.“ – Zig Ziglar

Stress-free productivity - Set prioritiesSeien wir mal ehrlich, eine Menge unserer Zeit wird auf Dinge verwendet, die nicht von kritischer Bedeutung sind. Es ist absolut möglich, einen Tag komplett zu füllen ohne etwas von Wichtigkeit zu erreichen. Arbeit ist schnell erfunden. Jeder, der schon einmal geputzt hat anstatt für die Uni oder Schule zu arbeiten, kann das bestätigen.

Die Fähigkeit zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden und Prioritäten zu setzen ist bon großer Bedeutung. Anstatt zu schauen, was tatsächlich einen Unterschied in ihrem Leben und ihrer Arbeit machen könnte, konzentrieren sich viele darauf „beschäftigt“ zu sein.

In der 4-Stunden-Woche nennt Tim Ferris dies „work for work’s sake“ (Arbeit um der Arbeit willen). Dies sollte um jeden Preis vermieden werden. Unsere Ressourcen (Zeit, Energie, Willenskraft, Motivation) sind begrenzt, daher müssen wir uns entscheiden, worauf wir sie verwenden.

Ich hatte früher eine To-Do-Liste mit Dutzenden von Aufgaben, die ich nie innerhalb eines Tages abhaken konnte. Viele von ihnen wurden von einem Tag auf den anderen übernommen ohne jemals erledigt zu werden, ihre einzige Funktion war, mir durchgehend ein schlechtes Gewissen zu bereiten.

Eine bessere Idee ist es zu fragen: Welche Aufgaben würden Dir, wenn sie erledigt sind, das Gefühl geben, einen erfolgreichen Tag gehabt zu haben? Wähle 1-3 davon aus, plane sie als erstes ein und stelle sicher, dass Du sie komplett durchziehst. Alles andere kann meist warten.

Regel #7: Du sollst lernen loszulassen

Die eine Sache, die mich am häufigsten nahe des Burnouts gebracht hat, ist die Unfähigkeit meinen Verstand abzuschalten. Ich habe oft meine Entscheidung Unternehmer zu werden bereut, weil ich häufig im Kopf noch am arbeiten war, wenn ich körperlich bereits anderes gemacht habe.

Als Konsequenz daraus war meine „Freizeit“ einfach nur Zeit in der ich mich schlecht fühlte, weil ich nicht an meiner Karriere oder meinem Business arbeitete. Wer nach einer Einbahnstraße Richtung Nervenzusammenbruch sucht, hat sie hiermit gefunden. Es ist das Äquivalent dazu Muskeln aufbauen zu wollen indem man den ganzen Tag eine vollbeladene Langhantel auf den Schultern trägt.

Plane stattdessen regelmäßige Pause ein. Ich meine damit nicht zu Facebook wechseln und Farmville spielen oder Youtube-Videos gucken. Kappe alle Verbindungen zu dem, was Du gerade tust, gehe woanders hin und mache Deinen Kopf frei. Mache „eine Pause, die eine Million Euro wert ist“ (Danke an Ramit Sethi für diese Idee).

Meine persönliche Taktik ist a) in Sprints zu arbeiten mit einem Timer, so dass ich automatisch Pausen eingebaut habe (siehe Regel #5), b) jeden Sprint als abgeschlossenen Block zu visualisieren und c) mich in den Pausen dazu zwingen, von meinem Computer aufzustehen um nicht ins Internet gesaugt zu werden.

Neben regelmäßigen Pausen als Teil des Workflows, ist es außerdem wichtig Wege zu finden um außerhalb von Leistungsphasen Druck abzulassen. Für mich sind das Dinge wie Hanteltraining, mit anderen etwas trinken gehen, mit meiner Freundin einen Film im Kino schauen oder ein Buch lesen. Ich habe sogar in meinem Computer eine Liste, in der ich die Orte und Tätigkeiten vermerke, die den größten positiven Einfluss auf mein Wohlbefinden haben.

Ich nehme mir außerdem Samstag komplett frei und mache ausschließlich Dinge, die ich genieße. Keine Emails, keine Termine, keine Tätigkeiten, die mit der Arbeit zu tun haben, kein gar nichts. Wenn ich den ganzen Tag auf der Couch verbringen und Filme gucken will, ist das kein Problem. Samstag ist ein Tag des Genießens ohne Reue. Sehr zu empfehlen!

Regel #8: Du sollst auf Dich selbst achten

Meiner Erfahrung nach ist die Fähigkeit nachhaltig gute Ergebnisse erzielen zu können ebenso abhängig von dem was während der Arbeitsphasen stattfindet wie dem was außerhalb passiert.

Spitzenleistungen sind nicht nur eine Sache das Hinsetzens und Konzentrierens sondern eine Sache dessen, die Voraussetzungen zu schaffen, dass große Dinge passieren können. Es ist sehr einfach, sich selbst zu vernachlässigen, während man nach etwas strebt, speziell wenn man seine Arbeit mag.

Die vier großen Faktoren für mich um in Balance zu bleiben sind: Gutes Essen, Bewegung, Schlaf als Priorität und sozialer Kontakt. Der Mix mag für Dich etwas anders sein, aber ich würde an diesen Stellen anfangen.

Gutes Essen: Stell sicher, dass Du Deinem Körper die Energie gibst, die er braucht. Konzentriere Dich auf echte Lebensmittel, vermeide stark verarbeiteten Industriekram so viel wie Du kannst.

Bewegung: Das muss nicht heißen dreimal die Woche ins Fitnessstudio zu gehen. Es heißt nur, dass Du Dich bewegen sollst. Laufen, Dehnen, um den Block joggen, Liegestütze, alles was Deinen Puls nach oben bringt. Lässt sich gut zwischen Arbeitssprints anstatt Youtube-Videos oder Facebook einbauen.

Schlaf als Priorität: Schlaf ist beinahe immer das erste, was für mehr Arbeit geopfert wird. Schlafmangel hat allerdings schlimme Folgen. Wenn irgendwie möglich, gehe zu geregelten Zeiten zu Bett und schlafe acht Stunden. Dafür musst Du eventuell ein paar Prioritäten verschieben.

Sozialer Kontakt: Verbringe Zeit mit Deiner Familie, bleibe in Kontakt mit alten Freunden, plane jede Woche mindestens einen Abend ein, wo Du 3-4 Stunden mit anderen verbringst. Erstelle eine Erinnerung in Deinem Kalender, mittwochs Pläne fürs Wochenende zu machen. Unterschätze diesen Faktor nicht.

Stress-free productivity - Scrabble

Stressfreie Leistungsfähigkeit zusammengefasst:

  1. Mache nur eine Sache auf einmal, kein Multitasking
  2. Vermeide Ablenkung (Zeitverschwender blockieren)
  3. Stecke eindeutige Ziele (SMART-Formel)
  4. Zerlege Aufgaben in ihre Bestandteile
  5. Bündle ähnliche Tätigkeiten
  6. Arbeite in Schüben (45-90 Minuten)
  7. Setze Prioritäten (1-3 Aufgaben pro Tag)
  8. Lerne loszulassen
  9. Gib außerhalb von Leistungsphasen auf Dich acht

Empfohlene Lektüre:

Jonathan Fields – Uncertainty: Turning Fear and Doubt into Fuel for Brilliance
Tim Ferris – The 4-hHour Workweek
Leo Babauta – Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System

Was ist Dein Favorit? Hast Du etwas zu ergänzen? Lass es mich hören!

Image source: Paul Downey, Daniel Lobo, epSo.de, Sean MacEntee

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2 Kommentare

  1. 26 / Mai / 2014
    Renee

    Toller Beitrag, gibt es diese Themenartikel vielleicht auch als ebook? Am liebsten natürlich kostenlos? Und Schokolade? Nee, Ohne Schoki reicht auch. Vielen Dank!

    • 26 / Mai / 2014

      Hi Renee, freut mich, dass es Dir gefällt. Danke für die Idee mit dem Ebook. Mit etwas mehr Material könnte ich da sicher etwas draus basteln. Schokolade lässt sich allerdings schlech digitalisieren.

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